以实践为导向的高校行政管理信息化建设策略研究

 

  高校行政管理信息化建设的最终目的是将信息化手段与高校行政管理无缝衔接并应用于高校行政管理实践中，任何脱离实践将信息化手段与高校行政管理简单糅合的做法既违背了高校行政管理信息化建设的初衷，也使得诸多高校行政管理信息化建设工作难以推进，甚至产生了很多副作用，造成项目建设资金的闲置、浪费，降低了行政管理人员积极性的。经过多年实践探索和分析，本文认为必须坚持基于实践导向的高校行政管理信息化建设策略，从每个高校实际管理情况和需要出发，才能确保高校行政管理信息化建设取得应有的成果。

  1.1 高校行政管理信息化建设在“互联网＋”和“智慧校园”建设中占有一席之地

  高校行政管理是管理学思想与理论在高校领域的具体应用，而高校行政管理信息化则是“互联网＋”和“智慧校园”建设中不可或缺的重要组成部分，“互联网＋”和智慧校园是高校行政管理信息化在新时代的高校行政管理信息化的两次重要飞跃和提升，“互联网＋”在于将互联网理念和新技术与高校行政管理的再次融合，“智慧校园”则是在前者的基础上将高校行政管理与学校整体运行在智慧化平台的再次融合贯通，范围更大、技术平台更高、涉及人员更广，更加体现智慧化水平。高校行政管理信息化建设不仅要体现管理职能，更要体现服务职能和高度的智能化建设要求，为高校行政、高效管理、高质服务作贡献。

  1.2 高校行政管理信息化建设存在的问题相对明确

  高校行政管理信息化建设工作已经持续较长一段时间，实践案例很多，相关研究也并不缺乏，经过高校和学者的不断总结与分析，行政管理信息化建设相关问题已相对明确，本文对问题进行了梳理和总结，认为主要有以下三点。人的问题。主要集中体现为思想认识、人员参与、人员素质。在高校行政信息化管理变革中，很多教职工或高层领导对信息化建设重要性认识不足，或认识水平较低，他们认为是否采用信息化手段实施管理无关紧要，或只要有所涉及已经足够；很多高校缺少专门人员参与行政管理信息化建设工作，或者兼职参与人员没有充分的时间和精力参与建设；参与人员的知识水平和能力都不能满足建设需要，无法深度参与，提出改进优化的建议。软硬件问题。总体看目前高校行政信息化项目建设资金是相对满足的，但是各地区各高校之间还是存在一定差异性，部分高校受预算限制无法使用完善的软件和较好的硬件配置，造成期望很美好，但实际建成之后的效果不尽如人意的情况。缺乏有效的信息共享，虽有系统，但实则是“孤岛”。高校行政管理信息化系统包含整个学校的管理工作，涉及学校运行的方方面面，但在实际建设中只是部分工作或流程“上线”运行，或者是多个独立系统分别运行，出现信息化建设综合性差，信息缺乏共用共享的问题。以上问题是近几年高校行政管理信息化建设中普遍存在的问题，对高校行政管理信息化建设的实施造成了非常不利的影响。

  1.3 当前高校行政管理信息化建设思维逻辑相对简单
  结合所在学校实际建设情况及其他研究成果，经过深入分析，本文认为目前的高校行政管理信息化建设实践存在典型的三种逻辑，正是这三种逻辑的存在，造成了当前部门高校行政管理信息化建设工作出现诸多问题，具体如下：①以建设要求代替实践要求。在高校行政管理信息化建设过程中，一些高校只是简单地按照上级文件和有关要求，按部就班或者套用其他高校的模式与框架，缺少对自身实际情况的深度调研与分析，导致系统设计与功能不能满足现实工作的需要。②以建设标准代替使用标准。目前来看，大部分高校都有各自的信息化行政管理系统，但是部分系统使用率很低，主要原因是建成的系统与现实需要不符，或者某种功能并不存在，导致信息化系统和资源的浪费。③以“缺什么补什么”思路简单处理问题。这种思路表面上没有错，但是具体做法效果一般，原因是“缺的是内在，补的是表面”，简单的修补难以实现质的飞远，同时有时因为系统设计缺陷，无法进行后续的完善更新。以上三种逻辑存在具有一定的合理性，但都导致了部分高校行政信息化建设难以有效推进。

  基于当前高校行政管理信息化建设的现状和典型思维逻辑，要解决建设问题则必须解决思路问题，即基于实践认识和正确处理好“三个关系”：“想”与“能”的关系、“有”与“用”的关系、“专”与“兼”的关系，以上“三个关系”涉及高校行政管理信息化建设的全过程。

  2.1 正确处理“想”与“能”的关系
  “想”与“能”两者互相影响，紧密相连。“想”即高校行政管理信息化建设的推进动力一般是高校主要领导或信息化建设主管负责人的谋划、动机等，同时各部门和院系的行政管理人员同样应该有较高的期待并深度参与其中。“能”则涉及到高校行政管理信息化建设的各要素和环节（包括人员素质、制度保障、奖惩机制、建设流程等）。在实践中，“想”推动“能”，但“能”做的不好则又会限制“想”，即一个高校的所有领导层和教职工都能正确地看待行政管理信息化工作，同时又能积极参与其中发挥群智群力，则会推动行政管理信息化建设工作的落地和完善；同时行政管理信息化建设过程中实施的效果好坏则直接影响高校实施行政管理信息化的积极性。因此，必须协调好两者之间的关系，“想”不能脱离高校行政管理的实际，要以“能”定“想”，即以高校当前实际确定科学合理的信息化建设目标和路径，在实施过程中以阶段性和小范围的积极成果不断加强所有信息化参与者的积极性，推动实现更大范围和更高水平的建设。实现以“能”定“想”，以“想”赋“能”，双向促进。

  2.2 正确处理“有”与“用”的关系

  随着高校行政管理信息化的深入推进，一般高校都拥有自己的信息化建设项目或正在运行的平台，解决了第一步“有”的问题。但是“有”与“用”之间其实距离甚远，有的学校认为“有”就是“用”，“用”就是“有”，将两者简单地画了等号。但在实践中，有的信息化平台使用率非常低，甚至日常基本无人登录和使用；有的信息化平台功能单一，名不副实。所以，在高校行政管理信息化建设中，必须以“有”为前提，以更好地“用”为目标。所有高校都必须拥有自己的信息化管理平台，在此基础上以实际应用为抓手不断完善功能、流程、架构等，不断提高人员素质和教职工参与度，以“用”为手段不断完善“有”的状态，让所有管理者认可行政管理信息化建设成果，让所有使用者感受到实实在在的便利，最终建设出更加成熟、全面、智能的行政管理信息化系统。即实现先“有”后“用”，以“用”促“有”，螺旋式推进的建设过程。以上过程看似简单，实则不易，同样需要建立在处理好“想”与“能”的关系的基础上，否则很难进一步处理好“有”与“用”的关系。

  2.3 “专”与“兼”

  “专”与“兼”的问题主要指系统设计与人员配置。在以往的高校行政管理信息化建设过程中，一个部门一个系统，一个项目一个系统，多系统林立，复杂性高，使用难度大，因此必须以“兼”为始，以“专”为业。在系统总体设计上要坚持综合性布局，以建立多系统接口实现数据共享为基本目标，以提高使用效率和易用性为基本要求；在子系统内部则要坚持专业性，以提高各个功能或流程的使用效率和质量。在高校行政管理信息化建设人员配置上也要实现“专”与“兼”并举，既有特定部门（如信息化中心或办公室等）和人员专职从事建设与指导工作，也要重视各部门和院系兼职行政信息化人员的参与和配合，打通各个使用部门之间的信息通路，这将有助于落实信息化建设中的各项举措，同时收集各子系统的运行信息和存在问题，为行政管理信息化建设的长期性做好铺垫。

  高校行政管理信息化建设是一项长期的、庞大的、复杂的系统性工作，绝非一朝一夕就能顺利实现，但也并非难于登天，关键在于自始至终地立足实践，同时正确认识和处理好“三种关系”。当前正是高校行政管理信息化建设的又一个重要机遇期，各项条件相对成熟，各种成熟案例可供借鉴，项目建设需求广泛且目标明确。因此，高校要抢抓机遇，认真分析总结前期建设经验，利用好国家或地区的支持政策，更好地推进高校行政管理信息化建设工作，助推高校行政管理在信息化、智慧化时代更好地发展，提升高校行政管理水平和整体竞争力。

 

［1］王海燕.“互联网+”背景下高校行政管理信息化建设研究［J］.科技经济导刊，2019（27）：233.

［2］姜晓琴.高校行政管理信息化创新路径探析［J］.山西能源学院学报，2018（2）：66-67.

［3］邵丽盛.高校行政管理信息化及创新策略研究［J］.牡丹江教育学院学报，2018（9）：55-56.

［4］练硝.信息化建设视角下高校行政管理的策略分析［J］.管理观察，2019（10）：134-135.