精益管理在某石油管理局行政管理中的应用分析

 经实际应用后，精益化行政管理彻底将 A 石油管理局的行政管理部由粗放式管理转向精细管理、科学管理。通过实行精益行政管理，优化组织机构，完善行政制度，升级办公系统，全方面的提升了行政管理效能，提高了工作效率，减少了行政管理过程中的等待时间，明确了管理流程，增强资源利用率，节省了管理成本。在具体项目实行中，建立了标准化的会议组织管理体系，实行主办责任制，为会议管理水平提升给予了支持。优化食堂布局，建立线上预约用餐系统，节省了员工大量等待时间，营造良好用餐环境的同时也减少了食物浪费。
第1章 问题的提出

1.1 研究背景

  精益管理最初是在企业生产系统的管理实践中应用成功，从具体业务管理办法，逐步提升为企业战略管理理念。它通过降低企业成本、提高产品或服务质量、加快管理流程速度和改善资本投入，使企业效益最大化。目前世界 500 强中 2/3的企业都在使用精益的理念和工具，例如：通用电气、三星电子等企业。随着这个先进的管理理念不断被应用成功，中国部分企业也成为精益管理阵营中的一员，东北工业集团就是其中之一。据报道，习近平总书记在 2015 年 7月视察该集团时，对它的精益管理给予了肯定和表扬，要求他们继续完善精益管理理念，好好发挥。2016 年 6 月 7 日，国务院国资委举办中央企业精益管理文化现场交流会。国资委在会上提出要求，中央企业要大力推进精益管理，提高企业发展质量和效益，打好提质增效攻坚战。在当前的社会环境和经济环境下，有了国家政策的大力支持，国有企业正在进行大刀阔斧的改革。在生产制造业务方面应用精益管理成功的案例数不胜数，“精益管理”已成为中国现代企业经营管理的目标和主题。但是在企业行政管理中应用精益的还不是很多，这主要是因为大多数企业管理者认为行政管理是服务职能，并不能为企业带来显著的利润和成效；另一方面，行政管理事务纷繁复杂，不容易找到切入点开展管理创新，改革过程相当漫长，持久性更是难以保证。事实上，行政管理是整个企业管理中的核心。在行政管理中运用精益管理可以规范工作内容，清晰划分工作界面，设定标准化工作流程，节省人力和时间，提升工作效率，提高员工满意度和工作积极性，消除管理中的浪费，塑造良好的企业文化，增加企业业绩。它可以让看似杂乱无章的行政工作标准化、流程化、精细化，通过全面的内容分工帮助员工建立缜密的工作思路，减少出错率和返工率，提升了员工的专业能力与水平，让员工实现自身价值，增强责任感和归属感。本文以 A 石油管理局行政管理工作为例，描述了该企业的行政管理工作混乱，流程繁琐，工作效率低下，员工积极性不高的情况。通过对这样的现象和员工满意度调查结果的深入分析，本文对解决目前存在的问题和精益行政管理的开展计划进行研究，并论证可行性。精益行政管理实施的利与弊，这是目前大部分改革中的国企亟待解决的问题。

1.2 研究意义

  通过近 30 年的事实证明，正确实践精益化管理理论和方法的国内外企业在企业业绩方面和文化构建方面均变化显著。现代企业要想在激烈的市场竞争下获得一席之地，它的运营管理就绝不是生产和销售的单纯组合。在不断地探索、学习和实践中，这些企业的管理层们认为最佳的选择还是精益管理。精益管理的实施，不仅要对企业生产经营业务的系统整合和流程再造，还要优化企业各项管理链的环节，从企业文化构建的宏观层次及质量统计控制的技术微观层次加以保障，以此提升企业的核心竞争力。在我国，企业行政管理思想和世界先进企业的管理相比仍有较大差距，存在很多的问题。特别是传统观念强的国有企业，认为行政管理不过提供日常办公服务、传达领导指令的服务部门，而行政管理部门也会有一定的官僚风气和本位主义，认为他们只是负责为管理层服务的，“伺候”好领导就好了。事实上，行政管理远没有那么简单庸俗。企业的行政管理是为全公司服务的，涉及企业的全部运作过程，像是领导和各部门、员工之间的桥梁，关系到企业内部管理的各个层面和员工的切身利益。从工作范围方面来分，行政管理包括四个方面，即：行政综合管理、日常办公管理、人力资源管理、财务会计管理。具体来说是以行政事务和办公事务为主要职能的管理，其中包括行政管理制度和规定的编制和执行、监督、考核、日常办公管理、办公用品管理、文件资料管理、会议日程管理、客户来访与接待、后勤服务等，还涉及到差旅报销、员工福利、办公安全等等。行政管理的目的就是服务企业各部门的过程中，把制度的执行和与部门之间的沟通有效结合，使企业日常管理更为顺畅，信息传递更为准确。[2]行政管理的水平高低对促进企业的稳定发展起了不可代替的作用。

第2章 相关文献综述

  近几年来，将精益管理应用到其他日常管理中的文献越来越多，而大部分还是针对精益管理应用在企业产经营方面的，精益行政管理方面的文献屈指可数。这也许是因为精益行政管理能给企业带来的改变比较缓慢，对业绩的增幅效果也不直接。另外，很多企业管理者轻视行政管理，不会花很多的精力和物力去进行行政管理改革。

2.1 精益管理的意义

2.1.1 精益管理的来源和定义

  精益管理的理念来自于精益生产，却不同于精益生产。精益生产最先是由詹姆斯．P．沃麦克——美国麻省理工学院教授提出的。他和他的团队在对比分析全球 90 多个汽车制造商的调查后得出：日本丰田汽车公司使用的精益生产是最适用于现代企业进行生产组织管理的生产方式。精益生产因此而被世界知晓，并升华为新一代的生产哲理，它利用标准化作业、看板管理、5S 管理等消除一切浪费，降低成本，缩短流程周期，增强相应能力，提高生产率。精益管理被其他领域逐渐地应用并认可，越来越多的政府部门、服务型企业、销售类公司也都实施精益管理。这些企业将精益管理融入到市场销售、成本控制等管理中。精益管理的主要意义是既要提供满意的服务或者产品，又要尽全力把不必要的浪费降到最低程度，以实现价值最大化。它主要通过减少各类成本支出、增强产品品质、提升顾客满意度、加快周期运转速度和资本投入利用率。精益管理的目标是要求在整个过程中的各项行为都要运用“精益思维”。“精益思维”就是投入最少的资源来创造更多的价值，这些资源包括但不限于资金、人力资源、时间和空间资源、材料设备等。

2.2 六西格玛管理的来源和定义

  六西格玛是一种管理策略，它是在 1986 年由当时在摩托罗拉任职的工程师比尔▪史密斯（Bill Smith)提出的。六西格玛首先代表的是一个高质量水平，它是指在 100 万个机会里，只有 3.4 个瑕疵。六西格玛的管理目标是使企业在管理过程中，以数据统计和分析为基础，找出关键的影响因素，通过完善流程，让产品缺陷率趋近于零，全力满足客户不断增长的要求，提升管理效率，追求卓越的管理水平，保证企业具有持久的竞争力。六西格玛比其他管理系统更关注结果。[3]

第 3 章 A 石油管理局行政管理现状及问题分析 

3.1 A 石油管理局管理改革现状 

3.2 行政管理部职能与组织架构

3.3 A 石油管理局行政管理体系现状与存在问题 

3.4 A 石油管理局行政管理部推行精益化管理的可行性分析

第 4 章 基于 DMAIC 的行政管理工作改进

4.1 推行精益行政管理的必要性 

4.2 精益管理在 A 石油管理局行政管理中的推进步骤 

4.3 精益管理在行政管理中的应用效果评价

4.4 实现精益管理的下一步工作

第4章 基于 DMAIC 的行政管理工作改进

第5章 结论及展望

  经实际应用后，精益化行政管理彻底将 A 石油管理局的行政管理部由粗放式管理转向精细管理、科学管理。通过实行精益行政管理，优化组织机构，完善行政制度，升级办公系统，全方面的提升了行政管理效能，提高了工作效率，减少了行政管理过程中的等待时间，明确了管理流程，增强资源利用率，节省了管理成本。在具体项目实行中，建立了标准化的会议组织管理体系，实行主办责任制，为会议管理水平提升给予了支持。优化食堂布局，建立线上预约用餐系统，节省了员工大量等待时间，营造良好用餐环境的同时也减少了食物浪费。