高校行政管理信息互动交流研究

  （一）互动性的典型状态

  从图 " 可知，信息沟通互动性有五种典型的存在状态［"］，各状态的特点如下：（"）" $ " 型。互动性最弱。即信息发布者和信息接受者都不主动，信息沟通的效率近于零。（!）" $ % 型。互动性较弱。信息发布者主动性较强，而信息接受者主动性较弱，处于被动接收状态，发布信息的成本非常高。（&）% $ " 型。互动性也较弱。信息发布者主动性较弱，信息接受者主动性较强，处于被动发布状态，接收信息的成本非常高。（’）( $ ( 型。互动性处于中间状态。即双方的主动性处于中间状态，沟通的效率还有提升的空间。（(）% $ % 型。互动性最强。双方都积极主动，发布和接收的成本最低，沟通效率最高，是一种理想的、最优的状态。

  （二）互动性的变化规律

  % $ % 型是一种理论状态，现实中只能在某一瞬间达到。因为，人是有依赖性和惰性的，对于发布与接收双方，当一方过于主动，各方面都周到，另一方无须费力就会得到自己所需的，久而久之就会产生依赖性和惰性，也即接收或发布的积极性降低，从而造成互动性减弱并朝 " $ % 型或 % $ "型渐变。朝 " $ % 型还是 % $ " 型渐变，和组织的偏好有关。如果组织过于强调信息发布方的服务，要求信息发布者提供主动、细心、周到的服务，即保证信息发布者不会出现松懈，而信息接受者则会逐步产生依赖性甚至惰性。为了保证沟通正常，信息发布者变得更加主动细心，这种主动和细心似一种催化剂，催生信息接受者变得更加依赖甚至懒惰，沟通互动性逐步演变为 ! " # 型。反之，如果组织忽略信息发布者的惰性，强调信息接受方的主动性，就会演变为 # " ! 型。当出现 ! " # 型或 # " ! 型时，如果组织不进行偏好纠正，长久以往，主动的一方出现松懈，而原来松懈的一方又没有及时纠正，发布与接收双方都懒惰，就会出现 ! " ! 型。如果组织及时纠正偏好，使得松懈的一方会逐步加强，互动性也得到加强，会朝 # " # 型演变。即使一方松动或双方同时松动，因为组织有较强的纠偏能力，都不会低于 $ " $ 型。

  （三）互动区域和沟通效率

  综上所述，互动性的每种典型状态都是瞬间存在的理论状态，现实中存在较稳定的是互动区域：!区：惰性的互动区域，信息发布和接收的主动性都较弱。双方的主动性在 ! " $ 之间变化。在这个区域内的信息沟通效率较低，发布方可以做到及时发布信息，但疏于信息跟踪；接收方也可及时收取信息，但疏于反馈。双方沟通非常吃力，严重的将会影响到组织的决策、计划的制订和实施。"区：接收惰性的互动区域。发布方的主动性在 $ " # 之间变化，而接收方的主动性在 ! " $ 之间变化，信息发布主动性强于信息接收的主动性。处于这个区域内，发布的成本相对较高，发布方需要不断的跟踪、提示、催促，才能完成信息的良好沟通。#区：发布惰性的互动区域。接收方的主动性在 $ " # 之间变化，而发布方的主动性在 ! " $ 之图 %& 双向沟通流程间变化，信息接收主动性强于信息发布的主动性。处于这个区域内，索取信息的成本相对较高，信息接收方须不断的反馈、索要才能完成信息的良好沟通。$区：强势的互动区域。发布、接收双方的互动性都在 $’ # 之间变化，即双方都较为积极主动，发布方适时跟踪，接收方及时反馈，构成信息的双向沟通，帮助发布和接收双方提高对信息内容理解的准确度，掌握信息处理的进度和结果，轻松、有效地完成信息沟通。

  （一）制订合理可行的规章制度

  制度设计的最终目的是通过约束和规范人们的行为，减少成本和不确定性，促进人们的合作，保证组织的运行效率。即通过制订合理的规章制度，并严格执行，约束信息沟通双方的机会主义行为，保证双方的良性互动。

  （二）营造积极的组织文化

  组织文化是由一个给定的群体在学习如何处理外部适应与内部整合问题时所发明、发现或发展起来的，是组织的某种氛围，会被当作感觉、认知和思考有关内部整合和外部适应问题的正确方法传递给新的成员，经过长期的反复传递，成为一种理所当然的和无意识的，影响着组织成员的行动和思维方式，决定着组织行为和价值的基本取向。在组织内部营造一种积极主动进行信息沟通的氛围，形成良好的行为习惯并传承延续下来，发布方及时、准确的发布信息，适时的进行跟踪，接收方积极主动的获取信息并及时进行反馈，形成信息沟通的强势互动。

  （三）构建快速应对、强势互动的信息沟通网络

  行政管理信息沟通是一种正式的组织沟通，学校行政管理采用的是科层建制，相应地高校行政管理信息沟通也遵循由上而下的下行沟通或由下而上的上行沟通，没有同级部门间的平行沟通。这种沟通网络不利于发布者主动性的发挥，主要原因在于两方面：因为发布者处于接收者的上层，容易产生长官作风，并把信息作为控制下层的一种权力资源，使得信息不能迅速、准确传达到相关部门或人员。由于没有同级部门的平行沟通，信息必须通过中转站来传递，这种沟通结构信息传递信宿多，人为增加信息传递的耗时，易造成信息过时或缩短信息处理期。如图 # 所示，某一外部信息来到校办，校办作为信息中转站，先向高层传递，得到指示后向有关职能部门传递，征求部门意见或知会后返回校办再向执行层传递，这一过程经历了 $ 次传递。如果不需知会职能层，也须经历 # 次传递。当信息的内涵越丰富，牵涉的部门越多，信息传递的次数也越多，有限的信息处理时间消耗在这种信息传递中。在实际工作中，因信息的多次传递而缩短处理时间或延误信息处理的情况很常见。 行政管理信息发布者和接收者之间从行政权限方面来说存在上下级、同级的关系，但行政管理信息沟通是相互间的交流、交换、联系过程，体现的是双方合作、协助的关系，因此信息沟通不能简单的采用垂直沟通，更多的是进行水平沟通，即要求部门之间、各成员之间打破科层的等级限制，互相协助合作、共同完成信息的沟通。即建设跨部门、基础性、公益性的行政管理信息资源库，和沟通信息的公共平台，在公共平台上实现各部门、各成员的信息互联互通、传递和交换，打破时空、地域局限，有效地完成信息沟通。