罗切斯特大学针对他们的硕士论文答辩给出了指南【1】,以下介绍的一般性建议借鉴了罗切斯特大学的指南要求,但结合了国内可能出现的特殊情况。
师学长之长:熟悉答辩的最好办法当然是定期参加学长的硕士论文答辩。虽然不少单位的硕士论文答辩采取集体答辩的形式,并不一定公开,但还是可以申请旁听。至少可以从导师那里获得已经顺利通过答辩的学长的PPT,作为参考。
注意着装等细节:虽然这不一定十分必要,但直觉表明,穿着正式点还是会让评委更关注你。这是人之常情。有的建议很诚恳:答辩前不要吃得太多,选择的鞋子能让你轻松站立半小时以上。在成为资深学者之前,还是建议不要不修边幅 。
带上一些必需品:你的学位论文打印稿,激光指示器,钢笔或铅笔,用于记录的草稿纸,一瓶水。这些必需品的用处不言而喻。
提前校对与演练PPT:使用拼写检查和校对幻灯片,自己独立练习演讲,在同学面前练习演讲。练习时修饰语言和发音,掌握如何控制汇报时间。可以启用录制旁白来录音,通过回放来自我审查有什么问题。
时间分配:各单位对答辩人汇报PPT的时间可能有所规定。例如,清华大学研究生工作手册“硕士学位论文答辩程序及有关要求第2(3)条“规定,由答辩人报告学位论文的主要内容的时间为15-30分钟。凯特.海默恩(Kate Hemeon)【2】建议的时间分配中,研究发现占的比重最大(10分钟)。
2开场的三页PPT:首页、简介与内容提要
1 首页与开场白
首页PPT的质量会给评委留下第一印象。好的开场白让你接下来更顺畅。起调不宜太高,就像唱歌起调太高会唱不下去一样。念首页PPT时,尽量不要看屏幕,而需要面对评委。一般不会记不住题目、导师姓名和自己的姓名。
建议的开场白:一边用诚恳的表情环视一圈答辩委员会成员,一边念“各位答辩委员会老师,你们好!我论文的题目是...,我的导师是...老师(职衔高的应将“老师”改为“职衔”,如“我的导师是...院士”)。现在向各位评委老师汇报我的具体工作”。
不建议的口语:“欢迎各位老师参加我的汇报或答辩”,没有必要说其它多余的话。
2 论文工作简介
3 内容提要
口语建议:以“报告分为如下几个部分”开始,接着念完各条目,最后是“下面介绍第一个方面引言”。
3 按三个部分介绍引言
引言的目的是交代问题的来龙去脉并给后面介绍核心内容进行铺垫。书面论文的引言需要从引言的逻辑结构介绍三部分内容(论文引言的逻辑结构)。对于PPT演讲,也需要突出这种逻辑结构。
第一部分:研究背景及其意义
第二部分:研究动态
第三部分:本文工作
4核心内容安排
研究方法、研究结果和研究结果的分析是核心内容。书面学位论文有足够的篇幅展开这些内容,但PPT不能太长,尤其不能事无巨细地在这里介绍。为此,需要重新组织内容。有三类方式安排核心内容。
第一类安排方式:第一部分交代方法、第二部分交代结果、第三部分讨论结果。这种方式中规中矩,适合这三部分内容权重接近的论文。
第二类安排方式:按解决的问题进行分类。这种方式适合解决了几个不同的重要问题的论文。
第三类安排方式:先交代完成了哪些工作,接着按顺序交代主要贡献。这种方式适合包含几个重要、新颖的贡献的论文。
对于自己的贡献可采用“我们得到”、“我们给出”或相似短语启动介绍。
5总结
如果你在介绍核心内容时依据情况有所自由发挥,那么在总结时尽量照着念准备好的内容。
首先概括论文工作:概括论文针对什么问题、做了什么工作、有什么最重要的结果、是否实现了目标等。
清晰地提炼主要贡献:以条目形式罗列主要贡献,数目不要超过4条,并指出这些贡献有什么重要性或作用。
给出展望:指出论文工作的不足、提出了什么值得进一步需要开展的工作、个人有什么打算。
6强调结尾与回答问题的艺术
PPT的最后一页:在最后一页列出致谢对象作为结尾。此时不一定需要念PPT中的致谢。
结束语:结尾时面向评委,结束语不要拖泥带水,不要侃侃而谈。可以使用“我的汇报完了,谢谢各位老师!”结束。不建议使用“欢迎各位老师批评指正”结束,千万别以会议主持人的口气“命令”各位评委提问。例如,结尾时不要说“现在请评委老师提问”。提问应由答辩主席来宣布。
回答问题时要有信心:评委不一定有你熟悉你的问题,确信你是你工作的真正专家。
下面是常见的提问形式以及应答建议。
针对一个具体问题或术语要求提供进一步解释。用尽可能简洁的方式解释。注意,这是最常见的问题。
问你一个常识性或专业知识问题。依据你的知识掌握程度回答。
指出你工作的不足,建议你未来考虑。简单致谢并答应未来可以考虑。
指出一些错误,要求你改正。一定要致谢且答应改正。
对你的工作做一番评价,不明显指出有什么问题。简单致谢。
评委之间产生分歧,提问转为争论。不抢话,不介入争论,除非有评委邀请你介入争论。
要你指出你的最重要贡献是什么或再次总结一下你的工作。你需要预备好你的回答。
7构建适合宣讲的PPT的页面风格
虽然内涵重于形式,但好的页面风格不仅会留下好的第一印象,而且更容易表达你的思想。这里给一些建议,供参考。更多建议见文献【3,4】。
每一页PPT应有一个与本页内容密切相关的主题作为标题出现。例如,介绍某一条结果时,以主要结果作为标题。不同主题的内容应分配到不同页面之中。一个大的主题则可以分配到不同页面之中。这如同论文的大纲,可以起到导航作用,评委看到标题就大致了解你当页的内容了。尽量不要使用内容提要的大纲作为标题。
为了避免一页的文字太多,可使用包含关键词的短语句来交代你的意思。这些短语单独出现时并不要求满足语法规则,但你演讲时,需要采用完整的满足语法逻辑的句子。
优化排版后,不仅视觉效果好,而且更容易理解。统一文法风格,统一文献引用风格,统一字体(至少对于相同内容,统一字体)。注意字体大到让最末排的观众能看得清主要元素。一页PPT有不同内容时,按某种逻辑顺序(如时间、重要性、繁简等)排列内容,且逻辑顺序按由左到右由上至下匹配。James Hayton给出了制作PPT的其它一些要求见文献【3】。这些要求涉及避免花哨的背景、尽可能避免使用动画、翻页注意事项等。
一页PPT尽量不超过一幅图形(可以包含子图),除非用于对比或关联。一幅图占的页面尽量不到半页。一页PPT不能有太多数学公式,只放关键的公式,可以用文字或口语介绍其推导、意义和作用。
如果使用条目排列内容,建议不用大点作为条目符号。用数字或字母序号容易定位,这样,评委提问时,可以明确指出是第几条,否则还需要数数。