RPA在酒店企业财务领域中的应用

 

  1. 1 酒店企业财务工作现状

  现阶段由于酒店行业的业务特点尚没有一套完整的商业化 EＲP 系统能够有效地将酒店业务功能与财务管理功能结合在一起，除酒店自行开发的系统之外，大部分企业采用专业的酒店管理系统配合财务管理软件及系统外的手工管理表格模板进行管理操作。酒店企业财务人员处理会计核算、资金管理、税务管理、预算管理的工作占据了其工作时间的绝大部分，而用于决策支持与规划未来的工作时间则少之又少。运用信息技术提高会计核算、资金管理、税务管理、预算管理的运作效率，降低财务交易处理成本，增强决策支持、规划未来功能，促进企业财务向信息化、自动化转型迫在眉睫。

  1. 2 酒店企业财务工作中存在的问题

  1. 2. 1 财务核算自动化程度低

  首先，大量业务系统数据需要人工审核。酒店业务系统提供的数据鉴于内控及财务核算准确性要求，必须对业务系统数据进行审核，如房价审核、收款方式审核、发票开具等项目的审核。现阶段酒店一般安排审核岗位来手工完成。该

业务每天发生技术含量低，岗位工资少，人员流动频繁，且无法保证审核后的准确性。其次，财务核算需要大量的手工操作。总账系统中的酒店营业收入凭证、费用报销的付款凭证、收款凭证的制作均需要以手工方式录入，消耗财务人员大量的时间和精力。最后，酒店信息系统的集成度不高，各系统之间的通信无法自动完成。如酒店员工用餐成本在各部门之间进行分摊需要将员工用餐系统中各部门的用餐数据导出，同时将供应链系统中员工餐厅的成本数据导出，再进行计算分摊后手工制作会计凭证录入总账系统。

  1. 2. 2 预算编制不合理，预算执行过程中的监控不及时

  在酒店信息系统集成度不高的情况下，无法把驱动酒店营业收入及各项变动成本的动因数据以手工的方式记录、分析、建模并以此为依据编制预算。经常是以上年的财务会计的科目数据分类汇总后参照营业收入的比例进行预测并以此为基础进行预算编制，造成预算编制本身不合理。在自动化程度较低的情况下，预算指标实际执行情况无法及时反映，信息相对滞后，对预算控制不利。

  1. 2. 3 财务会计核算没有与酒店业务充分融合，财务分析不深入

  酒店财务会计核算仅以客户、供应商、部门三个维度展开，未深入到酒店业务层次，财务分析笼统，无法对酒店业务提出深入的指导性意见。如酒店的交际应酬费用，在财务会计核算体系下，只对该费用进行部门核算，未能按招待对象进行费用归集，其发生的金额是否为酒店带来营业收入的增长或为酒店带来其他经济利益的流入无法确定，无法对未来的经营中是否应增加或减少针对该对象的交际应酬费提出合理化建议。

  2. 1 ＲPA 的概念

  流程自动化技术 ( Ｒobotic Process Automation，ＲPA) 是基于计算机编码以及基于规则的程序，通过执行重复的基于规则的任务来将手工活动进行自动化的一种技术。ＲPA 具有 7 × 24 小时不间断工作、基于明确规则、模拟用户与电脑交互、不破坏现有信息系统的特点，可以针对业务流程自动化实现短平快的开发和应用; 侵入性低，只需要将企业内外部不同的系统连接起来，就能实现交互的目的，因此开发成本比较低，是企业信息化转型的首选。

  2. 2 ＲPA 在酒店企业财务领域的应用

  酒店企业财务利用 ＲPA 对数据的收集、整理、传输、保存、输入、报告等功能实现对会计核算、资金管理、税务管理、预算管理的流程自动化改造，并将其进行有效的连接，形成一套集核算、管理、控制、决策功能的财务信息系统。

  2. 2. 1 ＲPA 在会计核算领域的应用

  其一，PＲA 在 会 计 审 核 工 作 中 的 自 动 化 应 用。运 用ＲPA 对数据的自动采集、整理功能自动登录酒店 PMS 业务系统、对账平台或打开数据文件进行数据收集、下载，将数据按规则整理成固定格式的模板，将模板文件与规则设定文件比较，自动生成差异报告文件发送给操作人员确认并修改，将正确的文件以模板的形式传递给下一个自动化流程。其二，ＲPA 在凭证编制过程中的自动化应用。利用 ＲPA 技术将会计核算的起点由会计凭证推向业务数据，将业务数据收集并整理为凭证模板的格式，利用财务软件提供的凭证接口导入到总账系统中。其三，ＲPA 在采购付款过程的自动化应用。利用 ＲPA 模拟人工操作实现采购付款的自动化操作，将经过审核的采购请款单扫描成电子文档，通过 OCＲ识别请款单信息，自动录入到 EＲP 系统并将请款单信息与EＲP 系统中的采购订单、入库信息、发票信息进行核对，核对后输入付款信息并生成应付账款凭证、自动提交付款申请，经审批后根据付款指令生成付款模板文件自动导入网银系统，经审批后付款并自动生成付款凭证模板导入总账系统。其四，ＲPA 在费用报销过程中的自动化应用。ＲPA 模拟人工与 OA 平台相结合实现采购报销的流程自动化。员工收集、扫描报销单据，由 ＲPA 程序调用 OCＲ 自动识别单据信息，员工登录 OA 平台勾选信息提交报账申请，部门领导审批后发送至财务审核，ＲPA 程序自动对发票真伪、重复报销、报销标准、预算控制进行审核，审核后自动提交付款审批，审批后自动付款并生成付款凭证。其五，ＲPA 在业财融合领域中的应用。利用 ＲPA 自动取数等功能将业务数据与财务数据进行关联并存储在数据库中，在财务分析过程中进行调用并开展多维度分析。

  2. 2. 2 ＲPA 在资金管理领域的应用

  其一，ＲPA 在 银 企 对 账 流 程 中 的 自 动 化 应 用。利 用ＲPA 模拟人工登录网银系统下载对账单及账务明细，执行对账操作并生成余额调节表，自动按账户进行循环完成所有账户的对账工作。其二，ＲPA 自动生成资金报表。在实施了收款、付款凭证自动化的过程中已归集了相关的收、付款业务类别、期间、客户、供应商、交易金额等信息，利用以上信息 ＲPA 可以自动生成已定义好的资金报表。

  2. 2. 3 ＲPA 在税务管理领域的应用

  ＲPA 在税务管理领域的应用主要体现在纳税申报、增值税发票查验及认证两个方面。纳税申报自动化应用需要在纳税申报前在总账报表系统中设置好相对应的申报表数据源，利用 ＲPA 在规定的日期执行登录总账系统获取数据并生成申报表自动发送给财务人员审核，经过审核后自动登录税务系统导入并提交申报数据、下载申报回执并进行相关的凭证处理。增值税发票查验及认证需要对已取得的发票进行扫描，通过 ＲPA 调用 OCＲ 控件识别发票信息，登录发票查验平台，输入发票信息查验发票并返回查验结果，再登录发票勾选确认平台下载可认证清单、匹配发票并勾选，批量上传勾选清单进行认证同时进行会计凭证处理。

  2. 2. 4 ＲPA 在预算管理领域中的应用

  预算管理在酒店企业很大程度依赖人为判断，但 ＲPA仍然可以在预算编制、预算执行情况监督及预算报告中发挥自动化的作用。预算管理人员设置预算模型，通过 ＲPA 自动从业务系统及数据文件中取数，自动编制并分解预算，监测并审计预算占用和执行情况，自动创建预算报告发送给相应的管理人员。在数据建模过程中利用 ＲPA 自动取数的功能将预算控制的关键动因存储在预算数据库中，预算编制过程中可快速实现不同管理要求不同版本的预算供管理者进行决策; 在预算执行过程中监测关键动因的变化情况，在预算执行发生偏差时可迅速找到偏差原因，及时调整管理行为以确保预算目标的实现。

  基于 ＲPA 在财务领域的多场景应用，企业运用 ＲPA 时应注意以下三个方面。

  3. 1 选择合适的业务流程实施 

  ＲPA酒店企业实施 ＲPA 可根据自身的业务规模和特点选择合适的业务流程实施，首先该流程应具有明确的判断规则，其次该流程应是企业频繁、大量发生的业务，最后与 ＲPA相配合的应用系统必须稳定运行。机器人流程自动化并不是说没有人工的参与，其自动化的含义是指本流程的自动化，而与之配合的其他流程可以是人工操作，也可以是其他管理系统。所有流程中自动化流程越多，财务系统的运行效率就越高，对决策的支持就越强。

  3. 2 实施 ＲPA 的成本控制

  PＲA 的实施成本主要取决于业务流程复杂程度、机器人的部署数量。业务流程中用到 OCＲ、大数据、NLP 等技术越多，则 PＲA 所能实现的功能越强，成本也就越高。数据检索与记录、影像识别与处理、平台文件的上传与下载等基本功能成本相对较低，企业可根据自身的需求进行选择。数据处理建议使用微软的 Visual Basic Application ( 以下简称VBA) 在 Excel 办公软件中进行，其开发成本远低于 ＲPA 的模块开发成本且后期易与数据透视表、动态图表制成商业智能仪表盘利于财务分析。

  3. 3 注意培养财务人员对 ＲPA 技术的学习

  ＲPA 编程易于学习，通过拖拽控件的方式实现自动化业务流程。主流的 ＲPA 平台均提供了类似于流程图设计器的图形界面，在这个界面中，使用代表流程步骤的图标来创建业务流程定义。财务人员学习 ＲPA 的流程编写，不断增加自动化流程，将使财务系统自动化的程度越来越高。在业务流程发生改变时，财务人员可对机器人流程做出相应的调整，为整合后的系统增加灵活的扩展功能。

  随着信息技术的迅猛发展，酒店行业竞争的加剧，酒店企业面临更加复杂的经营环境，要求酒店财务降低交易处理成本，提供深入价值链的经营支持和决策支持，向数字化、智能化转型。ＲPA 技术的实施能有效地提高企业的财务运营效率，降低财务部门的人工成本，促进财务人员由核算型向管理型转变，为酒店信息化转型提供了一个风险和成本可控、收益可观的解决方案。酒店企业应充分利用其优点紧跟科技发展的脚步，运用信息技术、自动化技术提高劳动生产率，挖掘财务数据的价值，提升企业核心竞争力。
 

［1］ 全文举 . 流程自动化 ( ＲPA) 技术助力电力企业财务内控管理 ［J］． 财会学习，2019 ( 15) : 245.

［2］ 高良田 . 基于 ＲPA 技术的财务机器人应用研究 ［J］． 财会月刊，2019 ( 18) : 10 － 11.

［3］ 姜红德 . 智能机器人 ( ＲPA) 改变财务管控模式 ［J］． 中国信息化，2017 ( 12) : 44.